Documentos PDF accesibles: cómo crearlos y cómo comprobarlos
Estatutos, actas, formularios de solicitud, boletines oficiales, memorias anuales: buena parte de todo eso está en la red en PDF, y la mayoría resulta inservible para una persona ciega. Aquí tienes quién está obligado, qué hace accesible a un PDF, por qué todo se decide en el documento de origen, con qué comprobar el resultado y qué hacer con los cientos de archivos antiguos cuyo original ya no existe.
Primero, la pregunta que casi nadie se hace: ¿tiene que ser un PDF?
Un PDF es la imagen de una página impresa. Ancho fijo, saltos de línea fijos, cuerpo de letra fijo: esa es su razón de ser, y eso es justo lo que estorba a la accesibilidad. Si duplicas el tamaño del texto en una página web, obtienes un nuevo reparto de líneas; si lo haces en un PDF, obtienes una lupa con la que empujar cada línea hacia la derecha y volver.
Por eso el primer consejo es casi siempre el mismo: si el contenido está pensado para leerse, publícalo como página web. Unos estatutos, un cuadro de cuotas, un acta, una nota de prensa: todo eso es más accesible en HTML, más fácil de actualizar, más fácil de encontrar y, sencillamente, utilizable en el móvil.
El PDF es la opción correcta cuando se cumple una de estas tres condiciones:
- El documento debe archivarse sin cambios: cuentas anuales, un certificado, un acuerdo.
- El documento se rellena y se devuelve, y no existe un formulario en línea para ello.
- La maquetación transporta significado que el HTML no puede reproducir: mapas, planos, partituras.
Y aquí está el punto en el que la mayoría deja el razonamiento a medias: una versión HTML accesible al lado no sustituye a un PDF inaccesible. Dejar el documento en línea y añadir una página web con el mismo contenido no cumple la obligación: solo crea dos versiones. Pasar a HTML resuelve el problema justo cuando el PDF desaparece en el proceso.
Quién está obligado
En la Unión Europea conviven dos vías jurídicas. Afectan a grupos distintos y tienen dos fechas de corte distintas. Es la confusión más extendida.
Organismos del sector público
Los organismos del sector público se rigen por la Directiva (UE) 2016/2102, traspuesta al derecho nacional. La referencia técnica europea es la norma armonizada EN 301 549, cuyo capítulo 10 trata expresamente los «documentos no web»: PDF, archivos ofimáticos y todo lo que se descarga en lugar de consultarse.
Que los PDF están incluidos no es una interpretación, está escrito. La directiva define los «formatos de archivo de ofimática» como contenidos «que no están pensados principalmente para su uso en la web, que se incluyen en páginas web, tales como documentos en formato Adobe Portable Document Format (PDF), documentos de Microsoft Office o sus equivalentes (de código abierto)».
Quedan excluidos los «formatos de archivo de ofimática publicados antes del 23 de septiembre de 2018, salvo que dicho contenido sea necesario para procesos administrativos activos relativos a las funciones desempeñadas por el organismo del sector público de que se trate». El fondo antiguo puede quedarse, pues, pero no si alguien todavía lo necesita hoy para hacer un trámite. Un formulario de 2016 que se sigue rellenando y presentando no está exento. Un acta de 2016, sí.
Empresas incluidas en la Ley Europea de Accesibilidad
La Ley Europea de Accesibilidad —Directiva (UE) 2019/882— no afecta a todas las empresas, sino a determinados productos y servicios: comercio electrónico, servicios bancarios, telecomunicaciones, transporte de viajeros y libros electrónicos, entre otros. A quién afecta y a quién no es el tema de nuestro artículo sobre las obligaciones de accesibilidad web.
Aquí rige otra fecha: el texto se aplica desde el 28 de junio de 2025. Las trasposiciones nacionales suelen eximir los documentos ofimáticos publicados antes de esa fecha; conviene comprobar la redacción de cada país. Para todo lo publicado después, la información sobre el servicio debe estar disponible en formatos «que permitan generar otros formatos de apoyo». Un PDF compuesto únicamente de imágenes no cumple eso.
Un punto que en la práctica se pasa por alto: la excepción va unida al acto de publicar, no al archivo. Quien sustituye un documento antiguo, lo vuelve a subir o actualiza su contenido lo publica de nuevo, y pierde la excepción. Al ordenar un fondo antiguo esa es la consideración más importante de todas, y volvemos sobre ella más abajo.
Asociaciones y todos los demás
Una asociación sin tienda en línea no suele estar incluida en ninguna de las dos vías. Eso no lo hace indiferente: un boletín de inscripción que un socio ciego no puede rellenar es un problema con ley o sin ella, y los financiadores preguntan cada vez más. Si estás en este grupo, empieza por los documentos que de verdad se usan: la solicitud, la inscripción, los estatutos.
Qué hace accesible a un PDF
Un PDF accesible no se distingue de uno normal por su aspecto, sino por una segunda capa invisible: el árbol de etiquetas. Describe qué significan las cosas de la página: esto es un encabezado de segundo nivel, esto una celda de tabla con encabezado de columna, esto una figura con esta descripción. Sin esa capa, un lector de pantalla solo ve letras colocadas en algún lugar de una superficie.
| Elemento | De qué se trata |
|---|---|
| Etiquetas | Cada contenido lleva su marca: encabezado, párrafo, lista, tabla, figura. |
| Orden de lectura | El orden del árbol de etiquetas, no la disposición sobre el papel. En maquetaciones a varias columnas ambos casi siempre difieren. |
| Niveles de encabezado | H1, H2, H3 sin saltos. Son el índice con el que los lectores ciegos recorren el documento. |
| Título del documento | En los metadatos, no el nombre del archivo. Aparece en el título de la ventana y es lo primero que se anuncia. |
| Idioma | Para todo el documento y, por separado, para los pasajes en otra lengua. Si no, el inglés se pronuncia a la española. |
| Textos alternativos | Para cada figura que transmite información; lo puramente decorativo se marca como «artefacto» y se omite. Las reglas están en nuestro artículo sobre textos alternativos. |
| Tablas | Con celdas de encabezado reales y, en tablas complejas, con la asociación de cada celda a su encabezado. Una tabla que solo construye la maquetación no es una tabla. |
| Enlaces | Con un texto que diga algo. «Más información» y una URL desnuda son igual de inútiles. |
| Campos de formulario | Con etiqueta e información emergente, en un orden de tabulación razonable, y los campos obligatorios no marcados solo con color. |
| Marcadores | A partir de unas diez páginas. En documentos largos, la vía de navegación más importante. |
| Contraste y tipografía | Los mismos valores que en la web: 4,5 : 1 para el texto corrido. Y texto real en lugar de texto dentro de una imagen. |
PDF/UA: la norma que hay detrás
Lo que en la web son las WCAG, en el PDF es la norma PDF/UA («Universal Accessibility»):
- PDF/UA-1 – ISO 14289-1, publicada en 2012 y revisada en 2014. Es la versión a la que todavía se remiten administraciones, pliegos de contratación y herramientas de comprobación.
- PDF/UA-2 – ISO 14289-2, publicada en 2024 y basada en PDF 2.0. Incorpora, entre otras cosas, MathML para fórmulas, elementos de estructura propios para notas al pie y columnas laterales y un tratamiento más moderno de Unicode. En la práctica, PDF/UA-1 sigue siendo lo habitual.
A ello se suma el protocolo Matterhorn de la PDF Association, que traduce la norma en 31 puntos de comprobación con 136 condiciones de fallo. Es la base de casi todas las herramientas de comprobación y, a la vez, la mejor prueba de que el software por sí solo no basta: 45 de esas 136 condiciones no puede decidirlas una máquina. Si existe un texto alternativo, el software puede decirlo. Si es correcto, no.
La accesibilidad se decide en el documento de origen, no en el PDF
El error más frecuente y más caro: exportar primero y «hacerlo accesible» después. Etiquetar a posteriori es trabajo manual y hay que repetirlo tras cada cambio de contenido. Casi todo lo que cuenta se decide antes.
Microsoft Word
- Usar estilos, no formatear. Un encabezado es «Título 1», no negrita, más grande y centrado. Solo el estilo se convierte en etiqueta.
- Textos alternativos en cada figura; marcar lo decorativo como decorativo.
- Tablas: declarar la fila de encabezado con las herramientas de tabla. Sin celdas combinadas, sin tablas de maquetación.
- Título e idioma del documento en las propiedades del documento.
- Exportar con Archivo → Exportar → PDF/XPS y activar en Opciones las etiquetas de estructura del documento para accesibilidad.
Lo que no debes hacer: elegir una impresora PDF desde Imprimir. Así se pierde toda la estructura. El resultado se parece al original y por dentro está vacío.
LibreOffice
Archivo → Exportar a → Exportar a PDF, pestaña General, opción Acceso universal (PDF/UA). LibreOffice avisa además de los defectos típicos durante la exportación. Para documentos de texto sencillos es una vía sorprendentemente buena.
Adobe InDesign
La vía más laboriosa, pero la más fiable para documentos maquetados. Tres cosas son decisivas: asignar de forma coherente los estilos de párrafo y de carácter a las etiquetas, fijar el orden de lectura en el panel Artículos en lugar de por la posición en la página, y activar la creación de etiquetas al exportar.
Documentos escaneados
Un escaneo es una imagen. Sin reconocimiento de texto no contiene ni una sola letra que un lector de pantalla pudiera leer: no es «poco accesible», no lo es en absoluto. El OCR es el primer paso, el resultado hay que corregirlo, y solo después empieza el trabajo de estructura. Donde el archivo original todavía existe, volver a exportar es casi siempre más rápido que rescatar el escaneo.
Comprobar: con qué, y qué no dice la comprobación
| Herramienta | Qué es |
|---|---|
| PAC (PDF Accessibility Checker) | El estándar de facto en el ámbito germanohablante, de axes4. Gratuito y sin registro, pero solo para Windows. Comprueba PDF/UA y WCAG, muestra el árbol de etiquetas y una vista previa de lo que leería un lector de pantalla. |
| veraPDF | De código abierto, gratuito, multiplataforma, valida PDF/A y PDF/UA (partes 1 y 2). La opción cuando no hay Windows en casa o la comprobación debe ejecutarse automáticamente. |
| Adobe Acrobat Pro | De pago, con su propia comprobación de accesibilidad y las herramientas para corregir etiquetas a mano. Para corregir un PDF ya terminado resulta casi imprescindible. |
| Un lector de pantalla | La única comprobación que de verdad cuenta. NVDA es gratuito. Diez minutos de escucha dicen más que cualquier informe. |
Y la frase que no aparece en ningún informe: «no se han encontrado errores» no significa «accesible». Una herramienta constata que cada figura tiene texto alternativo. Si alguno describe lo que se ve, eso no lo constata. Lo mismo vale para los niveles de encabezado, el orden de lectura y los textos de enlace: formalmente correcto y vacío de sentido son indistinguibles para un programa.
¿Y el fondo existente? Remediar en lugar de rehacer
Todo lo anterior vale para los documentos que creas hoy. El problema de verdad es otro: un sitio web que ha ido creciendo guarda doscientos, a veces trescientos PDF. Los archivos originales han desaparecido a medias, sus autores ya no están y nadie sabe cuáles de esos archivos abre todavía alguien. Ahí fracasan la mayoría de los proyectos: no por la técnica, por el volumen.
Que no es un caso aislado lo demuestra el PDF Accessibility Index de Allyant: de unos 645.000 archivos PDF comprobados en más de 770 sitios web, el 94,75 % no era accesible (informe 2025-2026, publicado en marzo de 2026). No es el descuido de unos pocos: es el estado normal.
Para eso construimos Libration Docs, y deliberadamente por dos vías, porque ni mucho menos todos los sitios funcionan con WordPress:
- Como aplicación web en libration.io. Subes un documento, obtienes el informe y puedes hacer que se remedie. No hace falta nada más que un navegador: ni WordPress, ni plugin, ni instalación. Vale para cualquier sitio, funcione con TYPO3, Joomla, una tienda en línea o un desarrollo propio, y también para documentos que todavía no están en línea.
- Como pestaña Documentos en el plugin Libration Accessibility. Con WordPress, la próxima versión trae la misma función directamente sobre la biblioteca de medios: todos los PDF se gestionan como un conjunto, con un estado por archivo, en lugar de subirse de uno en uno.
La comprobación que hay detrás es la misma en ambos casos.
Comprobar no cuesta nada. veraPDF valida contra el perfil PDF/UA-1 y se le añade un análisis de maquetación: dónde faltan etiquetas de estructura, dónde el orden de lectura no está claro, qué figuras no tienen texto alternativo, si existe siquiera una capa de texto. Cada hallazgo indica el lugar y el paso necesario. Eso responde a la pregunta con la que empieza cualquier limpieza: ¿cómo de grave es, y por dónde empiezo?
Remediar reconstruye la estructura: etiquetas, orden de lectura, encabezados, listas, tablas con celdas de encabezado, idioma del documento, título del documento y de la ventana, artefactos para encabezados y pies. Para las figuras sin texto alternativo, la IA hace una propuesta, expresamente como propuesta. Después veraPDF pasa una segunda vez, para que quede negro sobre blanco lo que ha aportado la pasada. Solo se paga lo que se remedia; comprobar sigue siendo gratis.
Y antes de todo eso hay una prueba sin cuenta: subir un PDF propio, hacer que se compruebe, hacer que se remedie una parte, ver el informe y el archivo resultante. Se remedia como mucho la mitad de las páginas y nunca más de diez, tres pruebas al día. La forma más rápida de juzgarlo todo es tu propio documento, no la descripción que nosotros hacemos de él.
El semáforo es la parte importante, y su estado intermedio es lo más importante de esa parte. Un documento está sin comprobar, procesado automáticamente, sin revisar o comprobado y aprobado. Tras remediarlo, expresamente no se pone en verde. Una máquina no puede juzgar si el orden de lectura tiene sentido, si un texto alternativo propuesto dice lo correcto o si una tabla compleja sigue siendo comprensible. Solo cuando una persona lo ha revisado y aprobado cuenta el documento. Es incómodo, y es la razón por la que confiamos en el resultado: una herramienta que lo pone todo en verde tras una sola pasada te vende una sensación, no un estado.
Sustituir o poner al lado: aquí vuelve a entrar en juego la excepción de la que hablábamos arriba. Por defecto se crea un archivo nuevo con el sufijo -accesible junto al original; los enlaces existentes siguen funcionando. Sustituir el original es más limpio, pero entonces el archivo queda publicado de nuevo y la excepción para documentos antiguos decae. Esa decisión debe tomarse a conciencia, no de pasada, y se plantea exactamente igual si usas la aplicación web y subes tú mismo el archivo resultante.
Y el límite, para que no aparezca solo cuando ya está en marcha: remediar puede añadir la estructura que se deduce del documento. No puede convertir un escaneo sin OCR en un documento legible, no puede detectar un orden de lectura equivocado en el fondo y puede proponer un texto alternativo, pero no responder por él. Para los documentos que de verdad importan —formularios, solicitudes, todo lo que alguien tiene que rellenar— la mirada de una persona sigue siendo obligatoria.
Los errores más frecuentes en la práctica
- El escaneo sin reconocimiento de texto, sobre todo en estatutos y acuerdos antiguos.
- Ningún árbol de etiquetas, porque se exportó con una impresora PDF.
- Orden de lectura según la maquetación. En documentos a dos columnas se lee entonces una línea de cada columna alternativamente.
- Tablas sin celdas de encabezado, y tablas de maquetación etiquetadas como tablas.
- Falta la indicación de idioma, con el resultado de una pronunciación equivocada.
- Formularios sin etiquetas de campo. Justo donde más duele.
- Texto como imagen, típico en firmas escaneadas, logotipos con lema e infografías.
- El nombre del archivo como título, es decir «anexo_3_final_v2.pdf» como primera cosa que se oye.
Un orden de trabajo que funciona
- Hacer inventario. Listar todos los PDF con su fecha y sus visitas.
- Descartar. Lo que está obsoleto se va. El avance más barato que existe.
- Convertir. Lo que se lee y no se rellena pasa a ser página web, y el PDF desaparece en el proceso; si no, no sirve de nada.
- Priorizar. Del resto, primero los formularios y las solicitudes. Ahí se decide si alguien puede participar siquiera.
- Volver a exportar donde exista el original. Remediar donde falte.
- Comprobar y escuchar. Herramienta de comprobación, luego lector de pantalla, luego aprobar.
- Escribir la regla. Quien publique un PDF en el futuro sigue una guía de una página. Sin ese paso, el atraso vuelve a empezar al día siguiente de la limpieza.
Fuentes y notas
- Directiva (UE) 2016/2102, artículo 1, apartado 4, y artículo 3, punto 26 – EUR-Lex, CELEX 32016L2102
- Directiva (UE) 2019/882 (Ley Europea de Accesibilidad), aplicable desde el 28 de junio de 2025; las fechas de la excepción figuran en la trasposición nacional
- EN 301 549, capítulo 10 «Documentos no web». La versión jurídicamente relevante es la citada en el Diario Oficial de la Unión Europea; la última fue la V3.2.1 (marzo de 2021, con WCAG 2.1). ETSI publicó en septiembre de 2026 la V4.1.1, que incorpora WCAG 2.2.
- ISO 14289-1 (PDF/UA-1, 2012/2014) e ISO 14289-2 (PDF/UA-2, 2024)
- Protocolo Matterhorn 1.1, PDF Association – 31 puntos de comprobación, 136 condiciones de fallo
- Allyant, PDF Accessibility Index, datos de marzo de 2026
- PDF Accessibility Checker (PAC), axes4 – gratuito, Windows
- veraPDF – código abierto, PDF/A y PDF/UA partes 1 y 2
Este artículo describe la situación jurídica y no sustituye al asesoramiento legal.