Documenti PDF accessibili: come crearli e come verificarli
Statuti, verbali, moduli di domanda, bollettini ufficiali, bilanci: buona parte di tutto questo sta in rete come PDF, e la maggior parte è inutilizzabile per una persona cieca. Qui trovi chi è obbligato, che cosa rende accessibile un PDF, perché tutto si decide nel documento di partenza, con che cosa verificare il risultato e che cosa fare delle centinaia di file vecchi di cui non esiste più l'originale.
Prima la domanda che quasi nessuno si pone: deve essere per forza un PDF?
Un PDF è l'immagine di una pagina stampata. Larghezza fissa, andata a capo fissa, corpo del testo fisso: è la sua ragione d'essere, ed è esattamente ciò che ostacola l'accessibilità. Se raddoppi la dimensione del testo in una pagina web ottieni una nuova distribuzione delle righe; se lo fai in un PDF ottieni una lente, con cui spingere ogni riga verso destra e poi tornare indietro.
Per questo il primo consiglio è quasi sempre lo stesso: se il contenuto è fatto per essere letto, pubblicalo come pagina web. Uno statuto, un tariffario, un verbale, un comunicato: tutto ciò è più accessibile in HTML, più facile da aggiornare, più facile da trovare e semplicemente utilizzabile sul telefono.
Il PDF è la scelta giusta quando vale una di queste tre condizioni:
- Il documento deve essere archiviato immutato: bilancio, certificato, delibera.
- Il documento viene compilato e restituito, e non esiste un modulo online.
- L'impaginazione porta significato che l'HTML non può riprodurre: carte, planimetrie, spartiti.
E qui arriva il punto in cui quasi tutti si fermano un passo troppo presto: una versione HTML accessibile affiancata non sostituisce un PDF inaccessibile. Lasciare il documento online e aggiungere una pagina web con lo stesso contenuto non adempie all'obbligo: crea soltanto due versioni. Il passaggio all'HTML risolve esattamente quando il PDF sparisce nel processo.
Chi è obbligato
Nell'Unione europea convivono due percorsi giuridici. Riguardano gruppi diversi e hanno due date di riferimento diverse. È la confusione più diffusa in assoluto.
Enti pubblici
Gli enti del settore pubblico ricadono sotto la direttiva (UE) 2016/2102, recepita nel diritto nazionale — in Italia nel quadro della legge Stanca. Il riferimento tecnico europeo è la norma armonizzata EN 301 549, il cui capitolo 10 tratta espressamente i «documenti non web»: PDF, file di office e tutto ciò che si scarica invece di consultarsi.
Che i PDF siano compresi non è un'interpretazione, è scritto. La direttiva definisce i «formati di file di office» come contenuti «non destinati principalmente all'uso sul web, che sono inclusi nelle pagine web, quali documenti in formato Adobe Portable Document Format (PDF), documenti Microsoft Office o loro equivalenti (open source)».
Sono esclusi i «formati di file di office pubblicati prima del 23 settembre 2018, a meno che tale contenuto non sia necessario per procedimenti amministrativi attivi relativi alle funzioni svolte dall'ente pubblico interessato». Il fondo storico può dunque restare — ma non se qualcuno ne ha ancora bisogno oggi per presentare una domanda. Un modulo del 2016 che si continua a compilare e presentare non rientra nell'eccezione. Un verbale di seduta del 2016 sì.
Imprese rientranti nell'European Accessibility Act
L'European Accessibility Act — direttiva (UE) 2019/882 — non riguarda tutte le imprese, ma determinati prodotti e servizi: commercio elettronico, servizi bancari, telecomunicazioni, trasporto passeggeri ed e-book, tra gli altri. Chi è coinvolto e chi no è il tema del nostro articolo sugli obblighi di accessibilità dei siti web.
Qui vale un'altra data: il testo si applica dal 28 giugno 2025. I recepimenti nazionali esentano di norma i documenti di office pubblicati prima di quella data; conviene verificare la formulazione del proprio Paese. Per tutto ciò che viene pubblicato dopo, le informazioni sul servizio devono essere disponibili in formati che «consentano di generare formati assistivi alternativi». Un PDF composto solo di immagini non soddisfa questo requisito.
Un punto che nella pratica sfugge spesso: l'eccezione è legata all'atto della pubblicazione, non al file. Chi sostituisce un vecchio documento, lo ricarica o ne aggiorna il contenuto lo pubblica di nuovo, e perde l'eccezione. Nel riordino di un fondo storico è la considerazione più importante di tutte, e ci torniamo più avanti.
Associazioni e tutti gli altri
Un'associazione senza negozio online di solito non rientra né nell'uno né nell'altro. Questo non la rende indifferente: un modulo di iscrizione che un socio cieco non può compilare resta un problema, con o senza legge, e i finanziatori lo chiedono sempre più spesso. Chi è in questo gruppo parta dai documenti che vengono davvero usati: la domanda, l'iscrizione, lo statuto.
Che cosa rende accessibile un PDF
Un PDF accessibile non si distingue da uno normale per l'aspetto, ma per un secondo livello invisibile: l'albero dei tag. Descrive che cosa significano le cose sulla pagina: questa è un'intestazione di secondo livello, questa una cella di tabella con intestazione di colonna, questa una figura con questa descrizione. Senza quel livello, uno screen reader vede solo lettere posate da qualche parte su una superficie.
| Elemento | Di che cosa si tratta |
|---|---|
| Tag | Ogni contenuto ha la sua marcatura: intestazione, paragrafo, elenco, tabella, figura. |
| Ordine di lettura | L'ordine nell'albero dei tag, non la disposizione sulla carta. Nei layout a più colonne i due quasi sempre divergono. |
| Livelli di intestazione | H1, H2, H3 senza salti. Sono l'indice con cui i lettori ciechi si muovono nel documento. |
| Titolo del documento | Nei metadati, non il nome del file. Compare nel titolo della finestra ed è la prima cosa annunciata. |
| Lingua | Per l'intero documento e, separatamente, per i passaggi in altra lingua. Altrimenti l'inglese viene pronunciato all'italiana. |
| Testi alternativi | Per ogni figura che porta informazione; ciò che è puramente decorativo viene marcato come «artefatto» e saltato. Le regole sono nel nostro articolo sui testi alternativi. |
| Tabelle | Con vere celle di intestazione e, nelle tabelle complesse, con l'associazione fra cella e intestazione. Una tabella che costruisce solo il layout non è una tabella. |
| Link | Con un testo che dica qualcosa. «Maggiori informazioni» e una URL nuda sono ugualmente inutili. |
| Campi modulo | Con etichetta e descrizione comando, in un ordine di tabulazione sensato, campi obbligatori non segnalati solo dal colore. |
| Segnalibri | Da una decina di pagine in su. Nei documenti lunghi la via di navigazione più importante. |
| Contrasto e carattere | Gli stessi valori del web: 4,5 : 1 per il testo corrente. E testo vero invece di testo dentro un'immagine. |
PDF/UA: lo standard che sta dietro
Quello che sul web sono le WCAG, per il PDF è lo standard PDF/UA («Universal Accessibility»):
- PDF/UA-1 – ISO 14289-1, pubblicata nel 2012 e rivista nel 2014. È la versione a cui si riferiscono ancora oggi amministrazioni, bandi di gara e strumenti di verifica.
- PDF/UA-2 – ISO 14289-2, pubblicata nel 2024 e basata su PDF 2.0. Introduce fra l'altro MathML per le formule, elementi di struttura dedicati a note a piè di pagina e colonne laterali e una gestione Unicode più moderna. Nella pratica PDF/UA-1 resta la regola.
Vi si aggiunge il protocollo Matterhorn della PDF Association, che traduce la norma in 31 punti di controllo con 136 condizioni di errore. È la base di quasi tutti gli strumenti di verifica e, allo stesso tempo, la prova migliore che il software da solo non basta: 45 di quelle 136 condizioni non sono decidibili da una macchina. Se un testo alternativo esista, il software può dirlo. Se sia giusto, no.
L'accessibilità si decide nel documento di partenza, non nel PDF
L'errore più frequente e più costoso: prima esportare, poi «rendere accessibile». Taggare a posteriori è lavoro manuale e va rifatto dopo ogni modifica di contenuto. Quasi tutto ciò che conta si decide prima.
Microsoft Word
- Usare gli stili, non formattare. Un'intestazione è «Titolo 1», non grassetto, più grande e centrato. Solo lo stile diventa un tag.
- Testi alternativi su ogni figura; marcare come decorativo ciò che è decorativo.
- Tabelle: dichiarare la riga di intestazione con gli strumenti tabella. Niente celle unite, niente tabelle di layout.
- Titolo e lingua del documento nelle proprietà del documento.
- Esportazione con File → Esporta → PDF/XPS e, sotto Opzioni, attivare i tag di struttura del documento per l'accessibilità.
Quello che non devi fare: scegliere una stampante PDF da Stampa. Così si perde l'intera struttura. Il risultato somiglia all'originale ed è vuoto dentro.
LibreOffice
File → Esporta come → Esporta nel formato PDF, scheda Generale, opzione Accesso universale (PDF/UA). LibreOffice segnala inoltre i difetti tipici durante l'esportazione. Per documenti di testo semplici è una via sorprendentemente buona.
Adobe InDesign
La via più impegnativa, ma la più affidabile per i documenti impaginati. Tre cose sono decisive: far corrispondere in modo coerente stili di paragrafo e di carattere ai tag, definire l'ordine di lettura nel pannello Articoli invece che tramite la posizione sulla pagina, e attivare la creazione dei tag in esportazione.
Documenti scansionati
Una scansione è un'immagine. Senza riconoscimento del testo non contiene una sola lettera che uno screen reader possa leggere: non è «poco accessibile», non lo è affatto. L'OCR è il primo passo, il risultato va riletto, e solo dopo comincia il lavoro sulla struttura. Dove il file di partenza esiste ancora, riesportare è quasi sempre più rapido che salvare la scansione.
Verificare: con che cosa, e che cosa la verifica non dice
| Strumento | Che cos'è |
|---|---|
| PAC (PDF Accessibility Checker) | Lo standard di fatto nell'area di lingua tedesca, di axes4. Gratuito e senza registrazione, ma solo per Windows. Verifica PDF/UA e WCAG, mostra l'albero dei tag e un'anteprima di ciò che uno screen reader leggerebbe. |
| veraPDF | Open source, gratuito, multipiattaforma, valida PDF/A e PDF/UA (parti 1 e 2). La scelta quando in casa non c'è Windows o la verifica deve girare in automatico. |
| Adobe Acrobat Pro | A pagamento, con una propria verifica di accessibilità e gli strumenti per correggere i tag a mano. Per correggere un PDF già prodotto è praticamente indispensabile. |
| Uno screen reader | L'unica verifica che conta davvero. NVDA è gratuito. Dieci minuti di ascolto dicono più di qualsiasi rapporto. |
E la frase che non compare in nessun rapporto: «nessun errore rilevato» non significa «accessibile». Uno strumento constata che ogni figura ha un testo alternativo. Se qualcuno di essi descriva ciò che si vede, non lo constata. Lo stesso vale per i livelli di intestazione, l'ordine di lettura e i testi dei link: formalmente corretto e privo di senso sono indistinguibili per un programma.
E il patrimonio esistente? Rielaborare invece di rifare
Tutto quanto detto finora vale per i documenti che crei oggi. Il problema vero è un altro: un sito cresciuto negli anni custodisce due-, a volte trecento PDF. I file di partenza sono mezzi spariti, gli autori non ci sono più e nessuno sa quali di quei file qualcuno apra ancora. È qui che la maggior parte dei progetti fallisce: non sulla tecnica, sulla quantità.
Che non sia un caso isolato lo mostra il PDF Accessibility Index di Allyant: su circa 645.000 file PDF verificati su oltre 770 siti, il 94,75 per cento non era accessibile (rapporto 2025-2026, pubblicato a marzo 2026). Non è la trascuratezza di pochi: è la normalità.
Per questo abbiamo costruito Libration Docs — e deliberatamente in due forme, perché non tutti i siti girano su WordPress:
- Come applicazione web su libration.io. Carichi un documento, ottieni il rapporto e puoi farlo rielaborare. Non serve altro che un browser: né WordPress, né plugin, né installazione. Vale per qualsiasi sito, che giri su TYPO3, Joomla, un sistema di e-commerce o uno sviluppo su misura, e allo stesso modo per documenti che non sono ancora online.
- Come scheda Documenti nel plugin Libration Accessibility. Con WordPress, la prossima versione porta la stessa funzione direttamente sulla libreria media: tutti i PDF sono gestiti come insieme, con uno stato per file, invece di essere caricati uno alla volta.
La verifica che sta dietro è la stessa in entrambi i casi.
Verificare non costa nulla. veraPDF valida rispetto al profilo PDF/UA-1, e vi si aggiunge un'analisi del layout: dove mancano i tag di struttura, dove l'ordine di lettura non è chiaro, quali figure non hanno testo alternativo, se esiste addirittura un livello di testo. Ogni rilievo indica il punto e il passo necessario. Questo risponde alla domanda con cui comincia ogni riordino: quanto è grave, e da dove comincio?
La rielaborazione ricostruisce la struttura: tag, ordine di lettura, intestazioni, elenchi, tabelle con celle di intestazione, lingua del documento, titolo del documento e della finestra, artefatti per intestazioni e piè di pagina. Per le figure senza testo alternativo l'IA propone qualcosa, espressamente come proposta. Poi veraPDF passa una seconda volta, perché sia nero su bianco che cosa ha portato il passaggio. Si paga solo ciò che viene rielaborato; verificare resta gratuito.
E prima di tutto questo c'è una prova senza account: carichi un tuo PDF, lo fai verificare, ne fai rielaborare una parte, guardi il rapporto e il file prodotto. Viene rielaborata al massimo metà delle pagine e mai più di dieci, tre prove al giorno. Il modo più rapido di giudicare tutto questo resta il tuo documento, non la descrizione che ne facciamo noi.
Il semaforo è la parte importante — e il suo stato intermedio è la parte importante di quella. Un documento è non verificato, elaborato automaticamente, non controllato oppure verificato e approvato. Dopo la rielaborazione non passa deliberatamente al verde. Una macchina non può giudicare se l'ordine di lettura abbia senso, se un testo alternativo proposto dica la cosa giusta o se una tabella complessa resti comprensibile. Solo quando una persona ha controllato e approvato, il documento conta. È scomodo, ed è il motivo per cui ci fidiamo del risultato: uno strumento che dopo un solo passaggio mette tutto in verde ti vende una sensazione, non uno stato.
Sostituire o affiancare: qui torna in gioco l'eccezione di cui sopra. Per impostazione predefinita nasce un nuovo file con il suffisso -accessibile accanto all'originale; i link esistenti continuano a funzionare. Sostituire l'originale è più pulito, ma il file risulta così pubblicato di nuovo e l'eccezione per i documenti preesistenti decade. Questa decisione va presa consapevolmente, non di sfuggita — e si pone esattamente allo stesso modo se usi l'applicazione web e carichi tu stesso il file prodotto.
E il limite, perché non emerga soltanto in esercizio: la rielaborazione può aggiungere la struttura che si ricava dal documento. Non può trasformare una scansione senza OCR in un documento leggibile, non può riconoscere un ordine di lettura sbagliato nel merito e può proporre un testo alternativo, ma non risponderne. Per i documenti che contano davvero — moduli, domande, tutto ciò che qualcuno deve compilare — lo sguardo di una persona resta obbligatorio.
Gli errori più frequenti nella pratica
- La scansione senza riconoscimento del testo, soprattutto per statuti e delibere datate.
- Nessun albero dei tag, perché si è esportato con una stampante PDF.
- Ordine di lettura secondo il layout. Nei documenti su due colonne viene letta alternativamente una riga per colonna.
- Tabelle senza celle di intestazione — e tabelle di layout marcate come tabelle.
- Lingua non dichiarata, con il risultato di una pronuncia sbagliata.
- Moduli senza etichette dei campi. Proprio dove fa più male.
- Testo come immagine, tipicamente firme scansionate, loghi con pay-off e infografiche.
- Il nome del file come titolo, cioè «allegato_3_final_v2.pdf» come prima cosa che si sente.
Un ordine di lavoro che ha dato buona prova
- Fare l'inventario. Elencare tutti i PDF, con data e numero di visualizzazioni.
- Scartare. Ciò che è superato se ne va. Il progresso più economico che esista.
- Convertire. Ciò che si legge e non si compila diventa pagina web — e il PDF sparisce nel processo, altrimenti non serve a nulla.
- Stabilire le priorità. Del resto, prima moduli e domande. Lì si decide se qualcuno possa partecipare.
- Riesportare dove l'originale esiste. Rielaborare dove manca.
- Verificare e ascoltare. Strumento di controllo, poi screen reader, poi approvazione.
- Mettere per iscritto la regola. Chi in futuro pubblica un PDF segue un'istruzione di una pagina. Senza questo passo l'arretrato ricomincia il giorno dopo il riordino.
Fonti e note
- Direttiva (UE) 2016/2102, articolo 1, paragrafo 4, e articolo 3, punto 26 – EUR-Lex, CELEX 32016L2102
- Direttiva (UE) 2019/882 (European Accessibility Act), applicabile dal 28 giugno 2025; le date dell'eccezione si trovano nel recepimento nazionale
- EN 301 549, capitolo 10 «Documenti non web». La versione giuridicamente rilevante è quella citata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea; da ultimo la V3.2.1 (marzo 2021, con WCAG 2.1). A settembre 2026 ETSI ha pubblicato la V4.1.1, che recepisce le WCAG 2.2.
- ISO 14289-1 (PDF/UA-1, 2012/2014) e ISO 14289-2 (PDF/UA-2, 2024)
- Protocollo Matterhorn 1.1, PDF Association – 31 punti di controllo, 136 condizioni di errore
- Allyant, PDF Accessibility Index, rilevazione di marzo 2026
- PDF Accessibility Checker (PAC), axes4 – gratuito, Windows
- veraPDF – open source, PDF/A e PDF/UA parti 1 e 2
Questo articolo descrive il quadro normativo e non sostituisce una consulenza legale.