Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen und prüfen

Satzungen, Protokolle, Anträge, Amtsblätter, Jahresberichte – vieles davon liegt als PDF im Netz, und das meiste davon ist für blinde Menschen unbrauchbar. Hier steht, wer dazu verpflichtet ist, was ein PDF barrierefrei macht, wie es im Ausgangsdokument entsteht, womit du das Ergebnis prüfst und was du mit den Hunderten Altdokumenten machst, für die es keine Quelldatei mehr gibt.

Zuerst die Frage, die sich die wenigsten stellen: muss das ein PDF sein?

Ein PDF ist das Abbild einer gedruckten Seite. Feste Breite, fester Zeilenumbruch, feste Schriftgröße – das ist sein Zweck, und genau das steht der Barrierefreiheit im Weg. Wer die Schrift auf das Doppelte vergrößert, bekommt bei einer Webseite einen neuen Umbruch und bei einem PDF eine Lupe, mit der er jede Zeile einzeln nach rechts und wieder nach links schiebt.

Deshalb lautet der erste Rat fast immer: Wenn der Inhalt gelesen werden soll, veröffentliche ihn als Webseite. Eine Satzung, eine Beitragsordnung, ein Protokoll, eine Pressemitteilung – all das ist als HTML-Seite zugänglicher, leichter zu aktualisieren, besser auffindbar und auf dem Handy überhaupt erst benutzbar.

Ein PDF ist die richtige Wahl, wenn eines dieser drei Dinge zutrifft:

• Das Dokument muss unverändert archiviert werden – Jahresabschluss, Urkunde, Beschluss.
• Das Dokument wird ausgefüllt und zurückgeschickt, und es gibt kein Online-Formular dafür.
• Das Layout trägt Bedeutung, die sich in HTML nicht abbilden lässt: Karten, Pläne, Noten.

Und jetzt der Teil, an dem die meisten diese Überlegung falsch zu Ende denken: Eine barrierefreie HTML-Fassung daneben ersetzt ein unzugängliches PDF nicht. Wer ein nicht barrierefreies Dokument online lässt und daneben eine Webseite mit demselben Inhalt stellt, hat die Pflicht nicht erfüllt – er hat nur zwei Versionen. Die Umstellung auf HTML hilft genau dann, wenn das PDF dabei verschwindet.

Wer dazu verpflichtet ist

Es gibt in Deutschland zwei getrennte Rechtswege, sie betreffen verschiedene Gruppen, und sie haben zwei verschiedene Stichtage. Das ist die häufigste Verwechslung überhaupt.

Öffentliche Stellen

Bund, Länder, Kommunen und die meisten öffentlich finanzierten Einrichtungen sind über das Behindertengleichstellungsgesetz des Bundes oder des jeweiligen Landes gebunden: der Bund über die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0), die Länder über eigene, inhaltlich weitgehend gleichlautende Verordnungen. Alle verweisen auf dieselbe europäische Norm, die EN 301 549, deren Abschnitt 10 ausdrücklich „Nicht-Web-Dokumente“ behandelt – also PDFs, Office-Dateien und alles, was heruntergeladen statt angesehen wird.

Dass PDFs gemeint sind, steht nicht zwischen den Zeilen, sondern im Text. Die zugrunde liegende EU-Richtlinie 2016/2102 definiert „Dateiformate von Büroanwendungen“ als Inhalte, die „nicht in erster Linie für die Verwendung im Internet gedacht sind und die in Websites enthalten sind, wie z. B. Dokumente in Adobe Portable Document Format (PDF), Microsoft-Office- oder (quelloffenen) gleichwertigen Formaten“.

Ausgenommen sind „Dateiformate von Büroanwendungen, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden, es sei denn, diese Inhalte sind für die aktiven Verwaltungsverfahren der von der betreffenden öffentlichen Stelle wahrgenommenen Aufgaben erforderlich“. Der Altbestand darf also liegen bleiben – aber nicht, wenn jemand ihn heute noch braucht, um etwas zu beantragen. Ein Bauantragsformular von 2016, das weiterhin ausgefüllt und eingereicht wird, fällt nicht unter die Ausnahme. Ein Sitzungsprotokoll von 2016 schon.

Unternehmen im Anwendungsbereich des BFSG

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt nicht für alle Unternehmen, sondern für bestimmte Produkte und Dienstleistungen – unter anderem den elektronischen Geschäftsverkehr, Bank- und Telekommunikationsdienstleistungen, Personenbeförderung und E-Books. Wen es trifft und wen nicht, steht in unserem Artikel zu BFSG und EAA.

Hier gilt ein anderer Stichtag. Nach § 1 Absatz 4 BFSG sind „Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden“, von den Anforderungen ausgenommen. Für alles, was danach online geht, verlangt die Verordnung zum BFSG, dass Informationen über die Dienstleistung in Formaten bereitstehen, die sich „zum Generieren alternativer assistiver Formate“ eignen (§ 12 Absatz 2 BFSGV). Ein PDF, das nur aus Bildern besteht, erfüllt das nicht.

Ein Punkt, der in der Praxis gern übersehen wird: Der Bestandsschutz hängt an der Veröffentlichung, nicht an der Datei. Wer ein altes Dokument austauscht, neu hochlädt oder inhaltlich aktualisiert, veröffentlicht es neu – und verliert damit die Ausnahme. Beim Aufräumen eines Altbestands ist das die wichtigste Überlegung überhaupt, und wir kommen weiter unten darauf zurück.

Vereine, Verbände und alle anderen

Ein normaler Verein ohne Online-Shop ist von beidem meist nicht erfasst. Das heißt nicht, dass es egal wäre: Ein Mitgliedsantrag, den ein blindes Mitglied nicht ausfüllen kann, ist auch ohne Gesetz ein Problem, und Zuwendungsgeber fragen zunehmend danach. Wer in dieser Gruppe anfängt, fängt am besten bei den Dokumenten an, die tatsächlich benutzt werden: Antrag, Anmeldung, Satzung.

Was ein PDF barrierefrei macht

Ein barrierefreies PDF unterscheidet sich von einem normalen nicht im Aussehen, sondern in einer zweiten, unsichtbaren Ebene: dem Tag-Baum. Er beschreibt, was die Dinge auf der Seite bedeuten – das hier ist eine Überschrift zweiter Ebene, das eine Tabellenzelle mit Spaltenkopf, das eine Abbildung mit dieser Beschreibung. Ohne diese Ebene sieht eine Sprachausgabe nur Buchstaben, die irgendwo auf einer Fläche liegen.

PDF/UA: der Standard dahinter

Was im Web die WCAG sind, ist beim PDF der Standard PDF/UA („Universal Accessibility“):

• PDF/UA-1 – ISO 14289-1, erschienen 2012, überarbeitet 2014, in Deutschland als DIN ISO 14289-1:2016-12. Das ist die Fassung, auf die sich Behörden, Ausschreibungen und Prüfwerkzeuge bis heute beziehen.
• PDF/UA-2 – ISO 14289-2, erschienen 2024, aufbauend auf PDF 2.0. Neu sind unter anderem MathML für Formeln, eigene Strukturelemente für Fußnoten und Randspalten sowie eine modernere Unicode-Behandlung. In der Praxis ist PDF/UA-1 weiterhin der Normalfall.

Dazu gehört das Matterhorn-Protokoll der PDF Association, eine Übersetzung der Norm in 31 Prüfpunkte mit 136 Fehlerbedingungen. Es ist die Grundlage fast aller Prüfwerkzeuge – und zugleich der beste Beleg dafür, dass Prüfsoftware allein nicht reicht: 45 dieser 136 Bedingungen lassen sich maschinell überhaupt nicht entscheiden. Ob ein Alternativtext vorhanden ist, kann eine Maschine sagen. Ob er stimmt, nicht.

Barrierefreiheit entsteht im Ausgangsdokument, nicht im PDF

Der häufigste und teuerste Fehler: erst exportieren, dann „barrierefrei machen“. Nachträgliches Taggen ist Handarbeit und muss nach jeder inhaltlichen Änderung wiederholt werden. Fast alles, was zählt, entscheidet sich vorher.

Microsoft Word

1. Formatvorlagen benutzen, nicht formatieren. Eine Überschrift ist „Überschrift 1“ – nicht fett, größer und zentriert. Nur die Vorlage wird zum Tag.
2. Alternativtexte an jeder Abbildung hinterlegen, Dekoratives als dekorativ markieren.
3. Tabellen über die Tabellentools als Kopfzeile auszeichnen. Keine verbundenen Zellen, keine Layouttabellen.
4. Dokumenttitel und Sprache in den Dokumenteigenschaften setzen.
5. Export über Datei → Exportieren → PDF/XPS und dort unter Optionen die Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktivieren.

Was du nicht tun darfst: über Drucken einen PDF-Drucker wählen. Dabei geht die gesamte Struktur verloren. Heraus kommt ein Dokument, das aussieht wie das Original und innen leer ist.

LibreOffice

Datei → Exportieren als → Als PDF exportieren, Register Allgemein, Option Universeller Zugriff (PDF/UA). LibreOffice prüft beim Export zusätzlich auf typische Mängel und meldet sie. Für einfache Textdokumente ein überraschend guter Weg.

Adobe InDesign

Der aufwendigste, aber zuverlässigste Weg für gestaltete Dokumente. Entscheidend sind drei Dinge: Absatz- und Zeichenformate konsequent auf Tags abbilden, die Lesereihenfolge über das Artikelbedienfeld festlegen statt über die Position auf der Seite, und beim Export die Tag-Erzeugung aktivieren.

Gescannte Dokumente

Ein Scan ist ein Bild. Ohne Texterkennung enthält er keinen einzigen Buchstaben, den eine Sprachausgabe vorlesen könnte – er ist nicht „schlecht barrierefrei“, sondern gar nicht zugänglich. Texterkennung ist der erste Schritt, das Ergebnis muss korrekturgelesen werden, und danach beginnt die Strukturarbeit erst. Wo die Quelldatei noch existiert, ist der Neuexport fast immer schneller als die Rettung des Scans.

Prüfen: womit, und was die Prüfung nicht sagt

Und der Satz, der in keinem Prüfbericht steht: „Keine Fehler gefunden“ heißt nicht „barrierefrei“. Ein Werkzeug stellt fest, dass jede Abbildung einen Alternativtext hat. Ob irgendeiner davon beschreibt, was zu sehen ist, stellt es nicht fest. Dasselbe gilt für Überschriftenebenen, Lesereihenfolge und Linktexte: formal korrekt und inhaltlich sinnlos ist für ein Prüfprogramm nicht unterscheidbar.

Und der Bestand? Aufbereiten statt neu bauen

Alles bisher Gesagte gilt für Dokumente, die du heute erstellst. Das eigentliche Problem ist ein anderes: Auf einer gewachsenen Website liegen zwei-, manchmal dreihundert PDFs. Die Quelldateien sind halb verschwunden, die Urheber nicht mehr im Haus, und niemand weiß, welche dieser Dateien überhaupt noch jemand öffnet. Genau an dieser Stelle scheitern die meisten Vorhaben – nicht an der Technik, sondern an der Menge.

Dass das kein Einzelfall ist, zeigt der PDF Accessibility Index von Allyant: Von rund 645.000 geprüften PDF-Dateien auf über 770 Websites waren 94,75 Prozent nicht barrierefrei (Bericht 2025/2026, veröffentlicht im März 2026). Das ist nicht das Versäumnis einiger Nachlässiger, das ist der Normalzustand.

Dafür haben wir Libration Docs gebaut – und zwar bewusst auf zwei Wegen, weil längst nicht jede Website WordPress ist:

• Als Web-Anwendung auf libration.io. Du lädst ein Dokument hoch, bekommst den Prüfbericht und kannst es aufbereiten lassen. Mehr als einen Browser braucht es dafür nicht – kein WordPress, kein Plugin, keine Installation. Das gilt für jede Website, ganz gleich ob sie auf TYPO3, Joomla, einem Shopsystem oder einer Eigenentwicklung läuft, und genauso für Dokumente, die noch gar nicht online sind.
• Als Reiter Dokumente im Plugin Libration Accessibility. Wer WordPress einsetzt, bekommt dieselbe Funktion mit dem nächsten Release direkt auf der Mediathek: Alle PDFs werden als Bestand geführt, mit Status je Datei, statt einzeln hochgeladen zu werden.

Die Prüfung dahinter ist in beiden Fällen dieselbe.

Prüfen kostet nichts. Geprüft wird mit veraPDF gegen das Profil PDF/UA-1, dazu kommt eine Layout-Analyse: Wo fehlen Struktur-Tags, wo ist die Lesereihenfolge unklar, welche Abbildungen haben keinen Alternativtext, ist überhaupt eine Textebene vorhanden. Jeder Befund nennt die Stelle und den nötigen Schritt. Das beantwortet die Frage, mit der jedes Aufräumen beginnt: Wie schlimm ist es, und wo fange ich an?

Aufbereiten baut die Struktur neu auf – Tags, Lesereihenfolge, Überschriften, Listen, Tabellen mit Kopfzellen, Dokumentsprache, Dokument- und Fenstertitel, Artefakte für Kopf- und Fußzeilen. Für Abbildungen ohne Alternativtext macht die KI einen Vorschlag, ausdrücklich als Vorschlag. Danach läuft veraPDF ein zweites Mal, damit schwarz auf weiß dasteht, was der Durchgang gebracht hat. Bezahlt wird nur, was aufbereitet wird; das Prüfen bleibt frei.

Und davor steht ein Probelauf ohne Konto: ein eigenes PDF hochladen, prüfen lassen, einen Teil der Seiten aufbereiten lassen, Bericht und Ergebnisdatei ansehen. Aufbereitet wird dabei höchstens die Hälfte der Seiten und nie mehr als zehn, drei Durchläufe pro Tag. Der schnellste Weg, das Ganze zu beurteilen, ist nun einmal das eigene Dokument und nicht unsere Beschreibung davon.

Die Ampel ist der wichtigste Teil – und ihr mittlerer Zustand der wichtigste davon. Ein Dokument steht auf nicht geprüft, maschinell, ungeprüft oder geprüft und freigegeben. Nach dem Aufbereiten steht es ausdrücklich nicht auf Grün. Eine Maschine kann nicht beurteilen, ob die Lesereihenfolge inhaltlich stimmt, ob ein vorgeschlagener Alternativtext das Richtige sagt oder ob eine komplexe Tabelle verständlich bleibt. Erst wenn ein Mensch das durchgesehen und freigegeben hat, zählt das Dokument. Das ist unbequem, und es ist der Grund, warum wir dem Ergebnis trauen: Ein Werkzeug, das nach dem Durchlauf alles auf Grün stellt, verkauft dir ein Gefühl, keinen Zustand.

Ersetzen oder danebenlegen – hier kommt der Bestandsschutz von oben wieder ins Spiel. Standardmäßig entsteht eine neue Datei mit dem Zusatz -barrierefrei neben dem Original; bestehende Links funktionieren weiter. Wer das Original ersetzt, hat es sauberer, aber die Datei ist damit neu veröffentlicht, und die Ausnahme für Altbestände entfällt. Diese Entscheidung sollte bewusst fallen, nicht nebenbei – und sie stellt sich genauso, wenn du die Web-Anwendung benutzt und die Ergebnisdatei anschließend selbst hochlädst.

Und die Grenze, damit sie nicht erst im Betrieb auffällt: Aufbereiten kann Struktur ergänzen, die sich aus dem Dokument ableiten lässt. Es kann aus einem Scan ohne Texterkennung kein lesbares Dokument machen, es kann eine inhaltlich falsche Lesereihenfolge nicht erkennen, und es kann einen Alternativtext vorschlagen, aber nicht verantworten. Für die Dokumente, auf die es wirklich ankommt – Formulare, Anträge, alles, was jemand ausfüllen muss – bleibt der Blick eines Menschen Pflicht.

Die Fehler, die in der Praxis am häufigsten vorkommen

• Der Scan ohne Texterkennung, besonders bei Satzungen und älteren Beschlüssen.
• Gar kein Tag-Baum, weil über einen PDF-Drucker exportiert wurde.
• Lesereihenfolge nach Layout. Bei zweispaltigen Dokumenten wird dann abwechselnd je eine Zeile aus beiden Spalten vorgelesen.
• Tabellen ohne Kopfzellen – und Layouttabellen, die als Tabellen ausgezeichnet sind.
• Fehlende Sprachangabe, mit dem Ergebnis, dass deutsche Texte englisch ausgesprochen werden.
• Formulare ohne Feldbeschriftungen. Ausgerechnet dort, wo es am meisten weh tut.
• Text als Bild, typisch bei eingescannten Unterschriften, Logos mit Claim und Infografiken.
• Der Dateiname als Dokumenttitel, also „Anlage_3_final_v2.pdf“ als Erstes im Ohr.

Eine Reihenfolge, die sich bewährt hat

1. Bestand aufnehmen. Alle PDFs auflisten, mit Datum und Aufrufzahlen.
2. Aussortieren. Was veraltet ist, kommt weg. Der billigste Fortschritt überhaupt.
3. Umwandeln. Was gelesen und nicht ausgefüllt wird, wird zur Webseite – und das PDF verschwindet dabei, sonst bringt es nichts.
4. Priorisieren. Vom Rest zuerst die Formulare und Anträge. Dort entscheidet sich, ob jemand überhaupt teilnehmen kann.
5. Neu exportieren, wo die Quelle existiert. Aufbereiten, wo sie fehlt.
6. Prüfen und zuhören. Prüfwerkzeug, dann Screenreader, dann freigeben.
7. Regel aufschreiben. Wer künftig ein PDF veröffentlicht, hält sich an eine Ein-Seiten-Anleitung. Ohne diesen Schritt beginnt der Rückstand am Tag nach dem Aufräumen von Neuem.

Quellen und Hinweise

• Richtlinie (EU) 2016/2102, Artikel 1 Absatz 4 und Artikel 3 Nummer 26 – EUR-Lex, CELEX 32016L2102
• Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), § 1 Absatz 4
• Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSGV), § 12 Absatz 2
• Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) in Verbindung mit EN 301 549
• EN 301 549, Abschnitt 10 „Nicht-Web-Dokumente“. Rechtlich maßgeblich ist die jeweils im EU-Amtsblatt zitierte Fassung; das war zuletzt V3.2.1 (März 2021, mit WCAG 2.1). ETSI hat im September 2026 V4.1.1 veröffentlicht, die WCAG 2.2 übernimmt.
• ISO 14289-1 (PDF/UA-1, 2012/2014; DIN ISO 14289-1:2016-12) und ISO 14289-2 (PDF/UA-2, 2024)
• Matterhorn-Protokoll 1.1, PDF Association – 31 Prüfpunkte, 136 Fehlerbedingungen
• Allyant, PDF Accessibility Index, Erhebung März 2026
• PDF Accessibility Checker (PAC), axes4 – kostenlos, Windows
• veraPDF – quelloffen, PDF/A und PDF/UA Teil 1 und 2

Dieser Artikel beschreibt die Rechtslage und ersetzt keine Rechtsberatung.